Så bygger ni ett kvalitetsarbete som går att granska
Fyra delar som håller ihop: uppföljning, analys, åtgärd och dokumentation. Plus en årscykel som gör att arbetet sker återkommande i stället för vid behov.
Kort om utgångsläget
Systematiskt kvalitetsarbete betyder att uppföljningen sker återkommande, att avvikelser hanteras och att förbättringar får ansvar och tidplan. Underlaget ska gå att läsa i efterhand, även av någon som inte var med.
Guiden beskriver de fyra delarna och hur de sätts i en årscykel. Den som redan har ett arbetssätt kan använda listorna som en kontroll.
De fyra delarna
Uppföljning samlar det som redan finns: kursvärderingar, examinerationsresultat, LIA-erfarenheter och synpunkter. Analys letar efter orsaker i stället för symtom. Åtgärd är den förändring som bestäms, med ansvarig person och datum. Dokumentation gör att nästa person kan följa vad som hände.
Saknas en av delarna stannar arbetet. Vanligast är att uppföljning och analys finns medan åtgärder och dokumentation uteblir.
En årscykel som passar verksamheten
Lägg aktiviteterna där de redan passar: efter kursavslut, före kursstart, i samband med ledningsgruppens möten och inför höst och vår.
Kvalitetsarbetet behöver inte fler möten. Det behöver bestämda tidpunkter i de möten som redan finns.
- Efter varje kursavslut: samla resultat och synpunkter.
- Två gånger per termin: analysera och besluta om åtgärder.
- Löpande: hantera avvikelser när de inträffar.
- En gång per år: sammanställ, följ upp tidigare åtgärder och revidera arbetssättet.
Avvikelser är signalen, inte problemet
En avvikelse är allt som inte blev som planerat: en inställd träff, en felaktig bedömning, en plats som inte höll, en grupp som inte förstod uppgiften.
Fångas den inte in stannar den i huvudet på någon. Skriv ned vad som hände, vad orsaken var och vad som ska ändras. Det räcker oftast med fyra rader.
Underlag som tål att läsas i efterhand
Den som granskar kvalitetsarbetet letar efter spår: att uppföljning sker återkommande, att avvikelser hanteras och att förbättringar genomförs.
Håll samman underlaget per kurs och termin. Ett enkelt register över uppföljningar, beslut och åtgärder gör arbetet granskningsbart utan att någon behöver rekonstruera det i efterhand.
Kort sammanfattning
- Uppföljning, analys, åtgärd och dokumentation måste finnas alla fyra.
- Lägg aktiviteterna på tidpunkter som redan finns i verksamheten.
- Skriv ned avvikelser med orsak och åtgärd, fyra rader räcker.
- Samla underlag per kurs och termin så att det går att granska.
- Följ upp tidigare åtgärder innan nya bestäms.
Källor
Frågor och svar
Vad menas med systematiskt kvalitetsarbete?
Att uppföljning sker återkommande, att avvikelser hanteras och att förbättringar får ansvar och tidplan. Underlaget ska kunna läsas i efterhand.
Krävs fler möten?
Oftast inte. Lägg aktiviteterna på tidpunkter som redan finns: efter kursavslut, inför kursstart och i ledningsgruppens möten.
Räcker underlaget vid en granskning?
Underlaget är byggt för att kunna följas. Vad en extern granskning efterfrågar varierar, så stäm av era behov i förväg.